Kommunaler Betrieb für Informationstechnik (AöR)

Der erste entscheidende Schritt vorwärts im Projekt war die Inventarisierung aller IT-Ressourcen der drei Städte. Dabei mussten alle Außenstandorte – vom Kindergarten bis zum Friedhof – im Konzept Beachtung finden.

Zusammen mit dem Hersteller wurden alle Altdaten in Asset.Desk übernommen und konsolidiert. Im Anschluss wurde ein automatisches Scanning der Geräte durchgeführt und die Aktualisierung der Hard- und Softwaredaten durch zeitgesteuerte Ergänzungsscans erreicht. Heute arbeitet auf jedem Rechner in Erlangen, Fürth und Schwabach der Scanning Agent und versorgt die IT-Asset-Management-Lösung tagesaktuell mit Daten zur Konfiguration der Rechner. In allen Dienststellen wurde zudem eine physische Bestandsaufnahme durchgeführt, um die tatsächlichen Zuordnungen der Assets und deren Verbleib zu dokumentieren.

Die übrigen Dienststellen konnten nach dem Piloten in Erlangen ohne große Betreuung von den Mitarbeitern selbst mit der mobilen Komponente von Asset.Desk, der Asset.Desk Mobile+ App, inventarisiert und etikettiert werden.

Kommunalbit entschied sich bereits in der Einführungsphase dazu, Neubestände beim Wareneingang in dem Tool abzubilden.

Um den Beschaffungsprozess zu vereinfachen wurde das Einkaufmodul eingeführt. Heute werden sowohl Hard- und Softwarebestellungen als auch Dienstleistungsaufträge über die Software ausgelöst. Neubestände werden bei ihrer Lieferung mittels der Desktop- oder Mobile+ App erfasst und bis zu ihrer Entsorgung in der Asset.Desk-Datenbank dokumentiert.

Durch das Einpflegen der erworbenen Softwarelizenzen legte die Kommualbit gleichzeitig den Grundstein für ein Softwarelizenzmanagement.

Alle Softwarenachweise werden entsprechend der lizenzierten Metriken verwaltet und gegenüber dem Ist-Bestand aus dem Softwarescan abgeglichen. So werden auch nicht in der Registry hinterlegte Produkte aufgespürt und berücksichtigt

Zusätzlich zu den Softwarelizenzen werden seit mehr als einem Jahr auch alle weiteren IT-Verträge vom Kauf- über den Leasingvertrag mit Mietschein bis hin zu den Wartungsverträgen in der Software gepflegt.

Dabei wird automatisch eine Kopie der einem Vertrag zugehörigen Originaldokumente in einem zentralen Datenverzeichnis angelegt. Eine Wiedervorlagefunktion und ein Dashboard ermöglichen seitdem die Quartals- und Jahresplanung im Vertragswesen.

Nicht zuletzt schuf die Kommunalbit damals auch die Voraussetzung für die zukünftige Leistungsverrechnung mittels Asset.Desk. Mit dem Ziel einer höheren Transparenz wurde die Kostenstellenstruktur pro Mandant darin abgebildet und ein Servicekatalog aufgebaut.