Autohaus Wolfsburg Hotz und Heitmann

Gegründet: 1957
Branche: Automobilhandel
Mitarbeiter: 1.800
Standort: Wolfsburg, Deutschland
Webseite: www.autohaus-wolfsburg.de

IT-Asset-Management-Lösung & Helpdesk

Suche nach einer anpassungsfähigen und integrationsfähigen IT-Asset-Management-Lösung, welche die mobile Inventur unterstützt. Zusätzliche Einführung eines Helpdesk sowie einer Softwareverteillösung, welche mit der ITAM-Lösung zusammen eingesetzt werden können

Produkte:

Ziele

Schnelle und wenig consultingintensive Einführung einer professionellen IT-Asset-Management-Lösung
Verknüpfung aller Hardware- und Softwarekonfigurationsstände, Lizenzen und Verträge in einer Lösung
Möglichkeit der dezentralen Verwaltung der Assets je Mandant
Mobile Inventur
Automatisierung weiterer IT-Managementprozesse: IT Service Management und Softwareverteilung

Ergebnisse

Inhaltliche und kaufmännische Übersicht über Hardware und Lizenzen
Abbildung des kompletten Asset-Lifecycle-Prozesses in einer Lösung (vom Angebot bis zur Entsorgung)
Dokumentation von Geräteumzügen, Reparaturen, Prüfplaketten-Termine etc. direkt vor Ort über mobile Endgeräte
Strategische IT-Managementlösungen greifen synergetisch ineinander
Standortübergreifendes Arbeiten mit einheitlichen Basisdaten:
- Tickets im Helpdesk können mit den Geräten aus der Asset-Datenbank verknüpft werden
- Zeitgleich dient die Erfassung der Vorfälle auch als Nachweis über Leistungen der IT-Abteilung

Herausforderung

Das Autohaus gehört zu einem der drei Betriebe, aus denen die „Autohaus Wolfsburg Hotz und Heitmann Gruppe“ entstanden sind. Zugleich waren das Fahrzeughaus Schade sowie die Hotz GmbH & Co. KG an der Fusion im Jahr 1999 beteiligt. Seitdem ist die Gruppe fortdauernd gewachsen, wobei heute 25 Autohäuser an neun Standorten von Dirk Schröder, IT-Leiter beim Autohaus Wolfsburg, und seinem Team gemanagt werden.

Durch das stetige Wachstum der IT-Infrastruktur wurde die übersichtliche Dokumentation des Inventars in einer zentralen Datenbank erforderlich. Dazu benötigte das Autohaus Wolfsburg eine inhaltliche und kaufmännische Übersicht über die Hardware und Lizenzen.

Zu Beginn versuchte man über viele Jahre, mit Excel-Tabellen Herr der Lage zu werden. Dies erwies sich jedoch als zeitaufwendig und zudem ungenügend für das Management der komplexen Prozesse des IT-Asset-Lifecycle-Managements. So entschieden sich die IT-Verantwortlichen der einzelnen Häuser im Jahr 2012 dafür, eine professionelle IT-Asset-Management-Lösung zu suchen

Dabei war es bedeutend, schnell und mit geringem Aufwand, Hardware, Software, Lizenzen sowie Verträge in einer Lösung miteinander dezentral verwalten zu können.

Lösung

Nach einer ausgiebigen Testphase und mehreren Produktvergleichen fanden die Projektverantwortlichen mit dem Programm Asset.Desk und dem Softwarehaus FCS Fair Computer Systems bereits im Frühjahr 2014 die gesuchte Lösung – Das Tool ist seither erfolgreich im Einsatz und wurde stetig an die neuen Bedürfnisse angepasst.

Wichtig für die Verantwortlichen war es, dass nicht allzu viel angepasst oder individuell programmiert werden muss. Zudem war maßgeblich für eine Entscheidung, dass das vorhandene Inventar mit der App Asset.Desk Mobile+ über alle Standorte hinweg in kurzer Zeit und mobil erfasst werden kann. So konnte die Erstinventur, welche durch das Labeling der IT-Werte an den Standorten stattfand, zügig umgesetzt werden.

Projekterfolg

Für das Autohaus passte der Hersteller die Software so an, dass eine rollierende Inventur bei Sicht, z.B. über das von einem IT-Mitarbeiter mitgeführte Smartphone, möglich ist. Außerdem können über mobile Endgeräte auch Geräteumzüge, Reparaturen, Prüfplaketten-Termine etc. direkt vor Ort dokumentiert werden.

Zusätzliche zentrale Themen bei der Einführung waren der IT-Einkaufsprozess sowie der Nachweis der Asset-Lebenszyklen. Derzeit wird der ganze Asset-Lifecycle-Prozess in Asset.Desk abgebildet – und zwar vom Angebot bis zur Entsorgung. Über das Einkaufsmodul werden Angebotsanfragen sowie Bestellungen getätigt. Nach Prüfung der Ware wird diese in den Wareneingang geschoben und bei Aufbau mit der App dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet. Sobald ein Objekt nicht mehr benötigt wird, wird es entsorgt und der Entsorgungsbeleg an die Buchhaltung weitergeben.

Ansonsten wollte das Autohaus Wolfsburg weitere IT-Managementprozesse automatisieren. Aufbauend auf den Daten aus der Asset-Lösung wird auch der HEINZELMANN Service.Desk als Helpdesk-System sowie die Lösung Install.Desk zur Softwareverteilung eingesetzt. Damit hat das Autohaus alles aus einer Hand und arbeitet übergreifend in allen Standorten mit den gleichen Daten. Dadurch entstehen mehrere Vorteile: Tickets im Helpdesk können mit den Geräten aus der Asset-Datenbank verknüpft werden, sodass die verantwortlichen Supportmitarbeiter jederzeit wissen, um welches Gerät es sich handelt, wo es sich befindet, wie es konfiguriert ist und welche Vorfälle bereits für dieses Asset oder den nutzenden Mitarbeiter registriert wurden. So erhält die IT-Abteilung zusätzlich einen Überblick darüber, wie oft und welche Probleme ein bestimmtes Gerät verursacht hat. Parallel dazu dient die Erfassung der Vorfälle auch als Nachweis über Leistungen der IT-Abteilung.

„Das Produkt bringt von Haus aus eine Menge mit. Es muss nicht viel angepasst oder individuell programmiert werden. Mit ausschlaggebend für die Entscheidung war, dass das vorhandene Inventar mit der App Asset.Desk Mobile+ über alle Standorte hinweg schnell und mobil erfasst werden kann. Die Erstinventur, welche auch das Labeling der IT-Werte an allen Standorten einschloss, wurde erfolgreich abgeschlossen.“

Dirk Schröder
IT-Leiter beim Autohaus Wolfsburg

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